CheckList de 7 Passos para Reunião Produtiva

Há empresas que a agenda parece ser feita apenas de reuniões: reunião com equipe, reunião com gestores, reunião com cliente, reunião pra agendar reunião… E pior a maioria delas gastam tempo precioso de seus participantes e os resultados são nulos, são verdadeiras reuniões improdutivas.

Decrete o fim das reuniões improdutivas em sua empresa

Elaborar um mini-planejamento para cada reunião pode não garantir imprevistos, mas ajudará a estar mais preparado para eles e se adaptar mais facilmente.

E o que você ganha com isso? Tempo !

Seguir esse checklist pode melhorar o foco e os resultados, mesmo que você tenha apenas alguns momentos para refletir sobre eles.

1.Objetivo:

Definida Por que você terá essa reunião?

Você precisa ser capaz de definir isso de forma clara.

Clientes com problemas querem sempre marcar uma reunião pra conversar, pondere e

considere a urgência da reunião: o que vai e o que está pegando fogo?

Se isso é difícil de avaliar, pergunte a si mesmo se uma reunião é realmente necessária.

2.Participantes:

Quem precisa estar na reunião e que papel eles terão?

Uma maneira de focar sua lista de participantes é pensar em termos de perguntas e respostas. Quais perguntas serão feitas na reunião ?

Quem são as pessoas certas para responder às perguntas?

Dica: Não leve alguém pra reunião somente para encher a sala, pessoas fora de contexto não ajudam, pelo contrário atrapalham.

3.Assunto:

Que assuntos serão tratados na reunião. Tente listar os tópicos que serão abordados e qual tempo será disponibilizado para cada um.

Havendo possibilidade, compartilhe antecipadamente com o participantes sua lista de tópicos.

Irá garantir que eles apareçam e permaneçam envolvidos.

Delimitando o tempo da reunião facilitará o alinhamento dos horários das agendas.

4.Material:

Será necessário algum material para reunião? Se as suas reuniões parecerem “todos falam e não se entendem”, considere ter um quadro ou mesmo folhas que possam ‘desenhar’ suas idéias.

Não pergunte: ‘Entendeu ou quer que eu desenhe’. Desenhe e encurte o caminho do entendimento.

5.Imprevistos: Considere quais são os imprevistos que podem ocorrer nesta reunião e como os abordaremos? Isso pode ser tão simples quanto regras básicas, como “sem laptops”, ou tópicos específicos que são designado como fora do escopo traçado inicialmente.

6.Preparação: O que seria útil fazer antecipadamente? Isso poderia ser material para ler com antecedência, pesquisa para conduzir, ou “lição de casa” para atribuir aos participantes.

7.Preocupações Práticas: Estas são as logísticas da reunião – onde e quando.

É preciso um cafezinho pra manter o ritmo ?

Considere:

Envolver os outros participantes no planejamento da reunião.

Deixar seu planejamento visível durante a reunião. Esses pontos de referência podem ajudar a concentrar e reorientar um grupo conforme necessário.

Tenha um plano e espere que mude. O Planejamento podem fornecer uma estrutura para a criação de uma reunião, mas eles não podem executar a reunião para você. O inesperado acontecerá e, como líder, você precisará se adaptar.

( Esses 7 Passos são baseados na estrutura do 7Ps projetado por James Macanufo. )

Se for realizar sua reunião online, através de skype ou similar, considere a interferência da internet e siga nossas dicas extras:

• Diminua o ritmo para que as pessoas o entendam
• Dê tempo para que as pessoas falem sem serem interrompidas
• Dê tempo para que as pessoas conversem com outras
• Mantenha a linguagem o mais simples possível
• Faça perguntas e verifique se todos entenderam
• Consolide o entendimento