Meu Colaborador Faltou. E agora?

Gestores conhecem os reflexos diretos de uma ausência. Atraso na entrega de projetos, falta de engajamento da equipe, aumento do trabalho com treinamento de novos funcionários e o inevitável aumento da demanda de horas extras.

Por que os imprevistos escolhem justamente esse momento para acontecerem ?

Existe um fantasma comum que assombra gestores de equipes pequenas, presentes em pequenas e médias empresas: a ausência de colaboradores em algum momento do projeto.

Alguns gestores, repassam a uma outra pessoa da equipe, com antecedência, algumas tarefas mais criticas e ficam “na torcida” para que nada dê errado durante o período de ausência principalmente quando a ausência atinge postos de maior responsabilidade.

Sérgio, como chamaremos um cliente da Sprint, consentiu em compartilhar sua história. Passou por duas situações parecidas mas em posições diferentes: uma como cliente e outra como gestor e conta o que aprendeu dessas experiências.

Em uma sessão de consultoria, ele relatou que iniciou uma reforma em sua casa e tinha um problema com o lavatório do banheiro um pouco aparente na sala.

A arquiteta propôs uma solução inovadora: criar uma torneira que desceria do teto e daria um ar de obra de arte ao ambiente, disfarçando a aparência do lavatório e sanando assim o problema.

Ele gostou da proposta e contratou uma empresa especializada para executar o serviço.

O problema começou quando Sérgio tentou marcar a instalação do equipamento. A demora no agendamento causou um primeiro desconforto mas depois de algumas tentativas frustradas, finalmente foi agendada.

O pesadelo, portanto, estava apenas começando. O técnico foi até a obra mas não realizou a instalação. Alegou que o equipamento era um lançamento e precisaria averiguar uma série de requisitos técnicos e retornaria depois, deixando Sérgio frustrado e preocupado com sua escolha.

Passados dois dias, o técnico, por telefone, informou ao Sérgio que ele precisaria mudar a posição do cano, quebrar o teto e realizar uma série de modificações na obra que não foram informadas no momento da compra.

Mesmo contrariado e até arrependido com sua aquisição, Sérgio resolveu seguir em frente, atendeu todas as exigências feitas pelo técnico e tentou remarcar a instalação mas sem sucesso. A essa altura, Sérgio estava muito irritado com o atendimento.

Aproximadamente 20 dias depois, recebeu a visita de um segundo técnico que questionou o motivo das alterações realizadas. Sérgio explicou o ocorrido e para a sua surpresa, não precisaria fazer nada daquilo. O técnico anterior estava em fase de experiência, cobrindo as férias do técnico mais experiente. Em duas horas, o segundo técnico concluiu a instalação sem maiores transtornos.

Sérgio identificava naquele momento, os problemas de gestão daquela empresa, agravados pela falta de comunicação e transparência no seu atendimento.

Formalizou uma reclamação relatando que preferiria ser informado sobre a ausência do profissional competente e que estaria disposto a esperar sua volta, para que a troca do equipamento fosse sem traumas. Certamente sua experiência seria bem diferente.

O máximo que recebeu foi um pedido de desculpas por parte da empresa. Obviamente isso não conseguiu recuperar a empatia do Sérgio para novos negócios.

E quando a situação se inverte?

Quinze dias depois, Sérgio estava na posição inversa. Sua empresa era a prestadora de serviços.

Um de seus colaboradores saiu de licença de casamento e justo nesse período surgiu uma demanda muito específica que somente esse colaborador poderia atender.

Ainda fresca na memória, estava a sua terrível experiência. Procurou evitar oferecer mesmo dissabor a seu cliente. Após muito “jogo de cintura”, conversas e estresse, Sérgio conseguiu salvar o contrato, absorvendo um custo exorbitante, obrigado a contratar um outro técnico com custo muito mais alto, para resolver o problema.

Sérgio teve seu funcionário de volta após o período da licença. Imaginem se fosse um caso de desligamento do funcionário? Ele não o teria de volta e seria obrigado a reinvestir no treinamento de um novo funcionário. Isto implicaria em mais custos diretos, indiretos e tempo.

Sérgio aprendeu a “duras penas” uma grande lição. Depois disso, intensificou as atividades para organizar os processos e a gestão do conhecimento dentro de sua empresa.

Vamos repartir com você, caro leitor, as lições dessas histórias.

Existe um ATIVO valioso em sua empresa, que é o CONHECIMENTO.

É fundamental que ele seja transferido a cada funcionário de sua equipe. É necessária a criação de um método que possibilite a cada um de seus colaboradores o acesso a uma base de informações para consultas constantes com informações sobre as atividades diversas de seu negócio.

E como se faz isso?

Pela Organização de Processos. Organização de Informações existentes em sua empresa. Realização de Gestão de Conhecimento, aliada a uma cultura de treinamento constante.

Só assim afastamos de vez, esse fantasma da ausência repentina do colaborador e da dependência absoluta do funcionário que não compareceu.

Isto muitas vezes traz, não apenas, os custos legais trabalhistas mas outras consequências que culminam em perdas financeiras.

Essa assombração rodeia sua empresa?

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