Porque seu gerenciar seu negocio parece um Caos ?
Você iniciou seu negocio e o fez chegar até onde está, e aparentemente está tudo funcionando bem… afinal você e seus funcionários passam o dia ocupados, você corre para apagar alguns incêndios para cumprir os prazos com os clientes, para resolver alguma confusão de outro lado, e consegue atender a todos, e não pode estar tão ruim, afinal você está sem tempo para mais nada… ops… você disse sem tempo para nada ?
Será mesmo que tudo está em ordem, ou está vivendo um caos camuflado ?
Emprestando um pensamento de Einstein, e adaptando ao mundo dos negócios, o tipo de pensamentos que te trouxe até aqui não será suficiente para te livrar da bagunça organizada que vive sua empresa.
Você pode pensar que seu negócio é pequeno demais para ter processos e ainda mais adotar gestão para eles ou que não precisa se preocupar com eles por ter uma equipe pequena,ou até mesmo por não ter equipe, mas isso é puro engano !
Processos, são todas atividades que você e sua equipe realizam dentro de sua empresa, e por isso estão presentes em quaisquer negócios, grandes ou pequenos, com equipes de qualquer tamanho; você pode até não notá-los, mas mesmo implícitos foram criados e de certa maneira organizados, ainda que somente na mente de quem executa o trabalho.
Espera um momento, só quem executa determinada tarefa conhece os procedimentos ? Esse pode ser o primeiro sinal de alerta que nem tudo está em ordem
Mas continuando… ignorá-los pode ser bem nocivo para o seu negócio !.
Alguns problemas geram custos que passam despercebidos: é aquele famoso ‘furinho no cano’ que ninguém encontra ou enxerga mas que aumenta muito sua conta de água.
No caso dos negócios, não é água que vaza, mas lucro e produtividade !
Entre alguns desses ‘furinhos’ na estrutura de um negócio, estão os seguintes:
Prazos perdidos por falta ou ausência de controle nas atividades;
Serviços refeitos por causa de erros de comunicação;
Constantes, exaustivas e intermináveis reuniões, com equipe ou clientes, para discutir cada mínimo detalhe antes da execução de um projeto;
Informações divergentes ou redundantes, funcionários diferentes fazendo a mesma solicitação ao cliente ( o que não é nada bom para seu atendimento )
Dificuldade no repasse de funções quando um funcionário sai de férias ou é substituído
E o pior da lista Você e sua equipe trabalhando no limite do stress… porque tempo tornou-se artigo raro na sua empresa…
Essa lista pode ser ainda maior, mas já deu para ter idéia do quanto a falta de organização pode trazer de prejuízos a seu negócio. Ainda pior do que isso, ela pode refletir diretamente na insatisfação de seu cliente, que acaba indo embora sem você sequer saber o real motivo.
E onde pode estar a solução ?
Nos Processos, sim na organização dos processos !
Ações simples, com abordagem correta para mapear e organizar os processos proporcionarão fluidez na execução e resultados muito mais efetivos na qualidade do serviço.
E o que se ganha ao se alinhar e integrar pessoas, sistemas e processos ?
- Aumento na Produtividade
Quando você e sua equipe realizam suas atividades sabendo como elas se integram na estratégia geral e trabalham com consciência do impacto de cada tarefa no cumprimento de prazos, com certeza os desperdícios de tempo ficam de fora e o aumento do desempenho é considerável.
Você descobre que não está no limite de sua capacidade de atendimento, há fôlego para crescer sem aumentar sua estrutura.
- Melhoria na Comunicação
A definição clara de canais de comunicação interna entre a equipe e com o cliente diminui os ruídos na comunicação e desperta a preocupação em registrar a informação de modo mais claro, o que reduz retrabalhos e a necessidade de reuniões constantes, porque o colaborador sabe onde encontrar ou com quem obter a informação necessária.
E o cliente não fica perdido no meio de informações desencontradas, e com menos dúvidas, desafoga seu atendimento, porque deixa de acioná-lo com tanta freqüência.
A organização acaba desenvolvendo na equipe uma consciência coletiva de que o trabalho é feito em prol do cliente e não da sua área específica.
- Aumento na Qualidade do Serviço
Ao se adicionar a visualização do todo e de onde cada tarefa se encaixa, com um roteiro de procedimentos e resultados que se espera de cada atividade e explicações acerca dos procedimentos aos colaboradores, os processos passam a ser realizados em conformidade, sendo eficazes, provocando redução de custos e maior eficiência na execução das tarefas.
E um serviço melhor certamente produz maior satisfação no cliente, que enxerga um maior valor agregado no serviço prestado por sua empresa.
- Controle de Desempenho
Com processos gerenciados, há possiblidade de mensurar resultados, o que traz uma importante ferramenta pro gestor, que pode tomar decisões mais rápidas e assertivas, identificando pontos a serem melhorados e aproveitando melhor as oportunidades de negócio.
- Maximização do Poder Estratégico
Com seu departamento operacional organizado e alinhado à cultura de seu negocio, com sua equipe engajada, e métricas a seu alcance, o tempo do gestor deixa de ser desperdiçado nas tarefas do dia-a-dia e pode ser aplicado à gestão estratégica, com foco em buscar novas soluções, melhorias, e até novos mercados, ou seja, você deixa de usar seu tempo para apagar incêndios e usa-o para fazer seu negócio crescer.
Agora que você tem as razões pelas quais a gestão de processos é capaz de transformar de modo eficiente seu setor operacional e tornar seu negócio mais competitivo, cabe a você a decisão de começar a implantá-la.
E se você pensa que é complicado implantar essa mudança, deixo algumas dicas para facilitar seu início:
- Escolha um Setor ou Serviço e liste as tarefas realizadas. Organize um processo por vez
Procure responder questões simples como:
Que tarefas são realizadas ?
Por quem são realizadas ?
Como devem ser realizadas ?
Essa atividade poderia ser automatizada ?
- Teste seu roteiro, Coloque-o em prática em sua operação e avalie o tempo que essas atividades consomem, se há redundância de atividades, o que poderia melhorar
- Revise e Ajuste o processo continuamente
E a dica mais importante…
- SIMPLIFIQUE, comece como está hoje e evolua, não queira copiar modelos prontos que não são adequados para sua estrutura…
Sua empresa já tem expertise e uma cultura própria, use os recursos que você já possui, tanto técnico quanto de pessoas, e melhore a cada revisão.
A solução de crescimento que você busca pode estar dentro do seu próprio negócio e a gestão de processos eficiente te ajuda a visualizá-la.
Quer saber se a gestão de processos funcionaria na prática em sua empresa ?
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